Die Universitätsbibliothek Erlangen-Nürnberg (UB) überlässt Hochschulangehörigen den Ausstellungsraum in der Hauptbibliothek und den Sitzungssaal in der Alten Universitätsbibliothek unentgeltlich für Hochschulveranstaltungen vorbehaltlich des eigenen Bedarfs.

Grundsätzlich muss ein Raumnutzungsvertrag mit der Zentralen Universitätsverwaltung (ZUV), Referat H, abgeschlossen werden.

1. Bei Veranstaltungen außerhalb der Dienstzeit des Hausverwalters (Montag – Donnerstag 8.00-16.00 Uhr, Freitag 8.00-12.00 Uhr) muss der Nutzer die Schließung des Raumes über einen externen Schließdienst gewährleisten, den die ZUV vermittelt. Wenn die Veranstaltung außerhalb der Gebäudeöffnungszeiten beginnt oder endet, muss der Nutzer auch für die Öffnung und Schließung des Gebäudes sorgen. In beiden Fällen ist zu gewährleisten, dass Bibliotheksbenutzer das Gebäude nicht betreten können.
   Wenn der Ausstellungsraum innerhalb der Gebäudeöffnungszeiten, aber nach dem Ende der Dienstzeit des Hausverwalters genutzt wird, kann der Nutzer einen Schlüssel für den Ausstellungsraum erhalten und den Ausstellungsraum selbst abschließen.
2. Die UB stellt, soweit vorhanden, Mobiliar (Stühle, Tische, Vitrinen) zur Verfügung.
3. Die UB übernimmt keine Haftung für Beschädigung oder Diebstahl der Exponate oder anderer, im Eigentum des Nutzers oder Dritter stehender Gegenstände, die der Nutzer in seiner Veranstaltung/Ausstellung verwendet.
4. Die UB übernimmt bei Ausstellungen keine Aufsicht; es steht dem Nutzer frei, selbst Aufsichtskräfte einzusetzen.
5. Die UB übernimmt für in ihren Räumen eingelagerte Gegenstände des Nutzers keine Haftung.
6. Die UB übernimmt für die Garderobe keine Haftung.
7. Sowohl der Ausstellungsraum als auch der Sitzungssaal sind über WLAN mit dem Datennetz der Universität verbunden. Für dessen Nutzung ist eine Kennung des Regionalen RechenZentrum Erlangen (RRZE) notwendig.
8. Im Ausstellungsraum ist ein Beamer an der Decke fest angebracht, der genutzt werden kann. Für den Sitzungssaal kann kein Beamer zur Verfügung gestellt werden. Notebooks für Präsentationen können ebenfalls nicht gestellt werden.